In einer schnellen und globalisierten Welt kommt es darauf an, bestehende Daten effizient zu neuen Dokumenten oder Präsentationen zusammenzufügen und bereitzustellen. Mit unseren Produkten zur Automatisierung von Adobe InDesign unterstützen wir Sie bei dieser Herausforderung.

Datenbankinhalte effizient in Adobe InDesign nutzen – mit InGoDa

In hochwertigen Adobe InDesign-Dokumenten werden Inhalte aus anderen Datenbanken verwendet. Welche Hürden treten dabei auf?

• Inhalte müssen mühsam händisch zusammengesucht werden. 
• Inhalte müssen zeitaufwändig übernommen werden. 
• Inhalte können nicht automatisch aktualisiert werden. 
• Layout muss zeit- und kostenintensiv nachbearbeitet werden. 

Die Lösung

Mit InGoDa gelingt eine effiziente Nutzung existierender und freigegebener InDesign-Dokumente. Bei Datenänderungen erfolgen automatische Aktualisierungen, um interne Überarbeitungs- und externe Agenturkosten zu reduzieren.

Ein von Layoutern einfach zu bedienendes Plug-In in Adobe InDesign macht`s möglich: Über die Menüleiste werden die „Inhalte“ angewählt, beispielsweise technische Daten- und Preistabellen, Texte und Überschriften, Vorteils- und Aufzählungspunkte oder Produktzusammenhänge. Die Bedienung ist dabei für den Layouter ebenso einfach wie spezifisch: Je nach „Inhalt“ gibt es Checkboxen oder Menüs zum Einschränken oder Erweitern der Funktionalität. Nur wenige Klicks - und schon ist der gewünschte Inhalt komplett im Dokument.

Ihre Vorteile

• Automatische Aktualisierung der Daten bei Änderung der Datenquelle.
• Nach jeder Aktualisierung bleibt das bisherige Format erhalten.
• Nahtlose Integration in bestehende Prozesse.
• Hohe Flexibilität und geringe Schulungskosten.

Wie sieht das im Detail aus?

Einfache Integration in bestehende Prozesse

Die Dokumente werden wie bisher mit Adobe InDesign erstellt. Frei definierbare Textboxen oder Tabellenzellen werden einfach mit der Datenbank verknüpft. Dazu wird über ein zusätzliches Menü die genaue Quelle angegeben. Die Textelemente werden automatisch gefüllt. InGoDa greift dabei auf alle in Ihrer Datenbank vorhandenen Inhalte zu und stellt diese für die Befüllung zur Verfügung. Das langwierige Suchen und Recherchieren nach Inhalten sowie copy&paste gehört damit der Vergangenheit an. Eine Auswahl, Einschränkungen und weitere Optionen sind direkt durch den Layouter mit einfachen Schaltflächen, Checkboxen, Radiobuttons und Listenfeldern möglich.

Lückenfüller

„Pflegelücken“ gibt es in fast jeder Datenbank. Ein vergessener Text oder fehlende Vorteilspunkte sind (leider) die Praxis. Um diese „Lücken“ zu füllen, können zu jedem gewünschten Inhalt mehrere „Ersetzungsregeln“ per Klick definiert werden. Fehlt die Produktbeschreibung für den Architekten, wird zum Beispiel die Produktbeschreibung für den Planer genutzt. Die Ersetzungsregeln können dabei beliebig ineinander verschachtelt werden – und alles ganz ohne XML-Kenntnisse und Codierung.

Kosten sparen – alle Übersetzungen einfach und noch einmal nutzen

Die Inhalte können in allen verfügbaren Sprachen genutzt werden. Es muss lediglich definiert werden, in welcher Sprache der Inhalt produziert werden soll. Außerdem ist es möglich, zunächst eine deutsche Vorlage „zur Prüfung und Freigabe“ zu erstellen. Anschließend wird bei der Aktualisierung einfach die Zielsprache für das gesamte Dokument ausgewählt. Das spart Zeit, interne und externe Korrekturläufe sowie Übersetzungskosten. Außerdem stehen alle Übersetzungen dauerhaft in allen Dokumenten und Medien bereit.

Qualität sicherstellen – Mehrfach-Korrekturen von Inhalten vermeiden und Freigabe-Zeiten minimieren

Durch die Nutzung der abgestimmten, schon mehrfach redigierten und geprüften Inhalte aus der Datenbank entfallen viele zeit- und kostenintensive Prüfschritte in den Zieldokumenten. Außerdem entfällt ein Großteil der Recherche-Arbeit. Die Zahl der Rückfragen vom Dokument-Ersteller an den Inhalts-Ersteller nimmt ab, was die internen Belastungen erheblich reduziert.

Der Turbo für Ihre Datentabellen

Eine besondere Herausforderung sind dabei Datentabellen, die meistens viel manuelle Optimierungsarbeit erfordern. Die Formatierung - also das Layout - liegt dabei nach wie vor vollständig bei InDesign und in der Hand des Layouters. Es gibt keine teuren, definierten Templates oder aufwändig programmierte Stylesheets. Der Layouter behält alle bisherigen Freiheiten.

Auf Basis der gewünschten Tabellenbreite und einigen weiteren zuschaltbaren optischen Parametern wird die generierte Tabelle in Sekunden optimiert. Kommen Attribute hinzu oder entfallen sie, wird die Tabelle optimiert. Die Optimierung erfolgt auch dann, wenn die Zielsprache nachträglich geändert wurde – natürlich automatisch.

Hohe Flexibilität für die Anwender – keine externe Dienstleistungen notwendig

Es werden keine externen Dienstleister für Programmier-Aufgaben oder Agenturen für Layout-Arbeiten benötigt. Die komplette Bedienung und das Layout erfolgen ausschließlich mit und durch Adobe InDesign.

Die Bedienung des Plug-ins ist selbst erklärend. Aufwändige und daher meist teure Mitarbeiter-Schulungen sind hierfür nicht notwendig.

Serienfertigung – mal rasch einen Katalog oder eine Preisliste erstellen

Auf Basis einer InDesign Template-Datei ist natürlich auch eine Serienfertigung möglich. So können zum Beispiel einfache Produktkataloge oder Datenblätter in rasanter Zeit einfach selbst erstellen werden. Anschließende Aktualisierungen sind problemlos durchführbar.